Ochtendritueel voor procesoptimalisatie

In mijn werk probeer ik de analyse van complexe vraagstukken zoveel mogelijk terug te brengen tot eenvoudige praktijkcases. Ik gebruik daarbij dagelijkse rituelen die we iedere dag uitvoeren en die we  – vaak onbewust – hebben verfijnd tot een ‘lean’ proces.

Ik hoop dat ik jullie kan inspireren door af en toe afstand te nemen van de complexiteit en deze te koppelen aan zo’n dagelijks ritueel. In een van mijn opdrachten vond ik in ieder geval houvast aan mijn dagelijkse ochtendritueel.

De wekker gaat; het begin van een nieuwe werkdag:

  • 6:00 uur: uit bed en onder de douche. Tijdens het douchen tandenpoetsen en scheren.
  • 6:15 uur: snel naar beneden om het koffiezetapparaat aan te zetten.
  • 6:20 uur: snel naar boven om mijn kleding aan te trekken die ik gisterenavond al had klaargelegd.
  • 6:25 uur: weer naar beneden om koffie in een thermoskan te schenken en vervolgens doe ik mijn boterhammen (ook gisterenavond gesmeerd) en thermoskan in mijn tas.
  • 6:30 uur: ik stap in de auto en ik rijd naar kantoor.

Bovenstaand ritueel kostte een paar jaar geleden meer dan een uur. Daarbij geldt dat ik mijn activiteiten in verschillende volgordes uitvoerde (eerst tandenpoetsen, dan douchen en andersom) en langer bezig was, omdat ik niet vasthield aan een vast tijdschema.
In die tijd smeerde mijn echtgenote de boterhammen, terwijl ik onder de douche stond. Tegenwoordig gebruikt zij deze tijd om de kinderen voor te bereiden op een schooldag.

De belangrijkste veranderingen die ik in mijn ritueel heb doorgevoerd:

  1. Optimale inzet van beschikbare resources (mijn echtgenote bereidt de kinderen voor op een schooldag in plaats van mijn boterhammen te smeren);
  2. een goede voorbereiding (in de avond daarvoor leg ik mijn kleding klaar en smeer ik mijn boterhammen);
  3. een gestructureerd proces door iedere dag de activiteiten in dezelfde volgorde uit te voeren volgens een vast tijdschema;
  4. activiteiten parallel uitvoeren om daarmee de totale doorlooptijd van beide te verkorten (tandenpoetsen en scheren combineren met douchen; koffie zetten terwijl ik mij aankleed);

Eerlijkheidshalve moet ik ook bekennen dat ik tien minuten heb gewonnen met mijn kapsel dat door de jaren heen onderhoudsvriendelijker is geworden.

Na een uur rijden kom ik aan op mijn werk. Op een dag betrof het  de eerste werkdag van een nieuwe opdracht. Ik mocht beginnen als testmanager voor een vastgelopen testtraject in een complexe omgeving met tegenstrijdige belangen tussen partijen.
Mijn opdrachtgever had mij al voorzichtig voorbereid: kritische acceptanten, geen voortgang, modder gevechten tussen verschillende partijen …. Kortom, een leuke uitdaging!

Na mijn eerste dag van observatie heb ik mijn bevindingen op een rijtje gezet:

  • 8:30 uur: start werkdag voor de meeste medewerkers met een koffiemoment van 8:30 tot 9:00 uur.
  • 9:00 uur: een dagstart met een geplande doorlooptijd van een uur. Aan deze dagstart nemen alle medewerkers deel, bestaande uit  vijftien personen in een kamer en evenveel personen in een conference call. Gedurende de dagstart hoor ik heel veel mensen ‘welles’ en ‘nietes’ roepen en dan ook nog door elkaar.
  • 10:30 uur: de geplande dagstart van een uur is inmiddels anderhalf uur bezig en het spraakvolume van een aantal personen is behoorlijk toegenomen. Daarentegen heeft een aantal anderen de aandacht verlegd naar social media.
  • 11:00 uur: de dagstart is na twee uren afgerond. De opbrengt van deze twee uren is onbekend.
  • 12:00  – 13:00 uur: lunchpauze
  • 13:00 uur: dagelijks bevindingenoverleg met ongeveer hetzelfde gezelschap als de dagstart. De duur van het overleg staat gepland op een half uur.
  • 14:00 uur: het bevindingenoverleg is afgerond. Voor het verloop en opbrengst van dit overleg verwijs ik naar mijn bevindingen op de dagstart.
  • 15:00 uur: de testomgeving gaat uit de lucht voor een dagelijkse oplevering.
  • 16:00 uur: de testomgeving is weer beschikbaar.
  • 17:00 uur: einde werkdag; de werkvloer is grotendeels leeg.

Op basis van mijn bevindingen ging ik aan de slag met het doorvoeren van verbeteringen. Geïnspireerd door mijn ochtendritueel heb ik de volgende veranderingen doorgevoerd:

  • 1: Optimale inzet van beschikbare resources: het aantal deelnemers brengen we terug naar maximaal tien personen (een vertegenwoordiger per partij). De overige deelnemers blijven productief op de werkplek. De tijdwinst in productiviteit is 30 uur.
  • 2 en 3: Een goede voorbereiding en werken volgens een gestructureerd proces met een vast tijdschema: einde werkdag versturen we een voortgangsrapportage en actuele bevindingenlijst die we gebruiken als input voor de dagstart en het bevindingenoverleg. De deelnemers krijgen daarmee de gelegenheid om zich voor te bereiden op de overleggen. Verder hanteren we een vaste agenda en sturen we op de geplande doorlooptijd per agendapunt. Uitloop op de geplande overlegtijden vindt niet meer plaats. De tijdwinst op productiviteit is 15 uur.
  • Activiteiten parallel uitvoeren om daarmee de totale doorlooptijd van beide te verkorten: de dagelijkse oplevering op de testomgeving is vervroegd naar 12:00 uur en valt samen met de lunchpauze. De tijdwinst op productiviteit is 20 uur. Verder zijn de dagstart en het bevindingenoverleg samengevoegd gezien de overlap in gespreksonderwerpen en deelnemers. De tijdwinst op productiviteit is 5 uur.

Tot slot is de begintijd van de dagstart/bevindingenoverleg verplaatst van 9:00 uur naar 8:30 uur. Het ‘koffiemoment’ is daarmee effectief ingezet als vergadertijd. De tijdwinst op productiviteit is 5 uur.

De daaropvolgende weken kleuren de voortgangsrapportages groen en de werksfeer is verbeterd. Het is wat kort door de bocht om te stellen dat de verbetering in werksfeer volledig samenhangt met bovenstaande veranderingen, maar het heeft hierin wel bijgedragen:

  • Een efficiënter proces leidt tot betere resultaten. Deze resultaten geven meer voldoening en verhogen de motivatie.
  • Een strakke sturing op het proces schept kaders. Deze kaders geven houvast en bieden de mensen meer vrijheid/uitdaging om op operationeel niveau een eigen invulling te geven aan hun werk.

De opdrachtgever loopt met een brede glimlach rond en vraagt zich af wat ten grondslag ligt aan deze positieve ommekeer.
Ik twijfel of ik hem verwijs naar de laatste trends op het gebied van (verander)management of dat ik mijn ochtendritueel toelicht. Ik laat hem maar even in de waan van het eerste.

———————————-
Mischa Maliepaard is Principal Consultant bij SQS Nederland en in die rol eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van diensten en services bij SQS Nederland. Daarnaast is hij bij diverse klanten ingezet in de rol van Senior Testmanager.